4 passos para emitir a NFS-e no sistema nacional · Economia Real

Desde domingo, 1º de novembro, as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) do Simples Nacional que prestam serviços têm que emitir a Nota Fiscal de Serviços eletrônica, a NFS-e, pelo sistema nacional. Com isso, essas empresas deixam de usar o emissor da prefeitura e passam a emitir todas as notas em uma única plataforma do governo federal.

A mudança foi definida pelo Comitê Gestor do Simples Nacional, na Resolução nº 191, de agosto. A alteração vale apenas para a emissão da nota fiscal. Neste texto, o Economia Real traz um guia rápido para você entender o que mudou e como acessar o emissor.

Vale lembrar que as regras ligadas à Reforma Tributária, como a Contribuição sobre Bens e Serviços, a CBS, e o Imposto sobre Bens e Serviços, o IBS, só passam a valer para as empresas do Simples Nacional em 1º de janeiro de 2027.

A nova obrigação vale para toda ME ou EPP do Simples que presta serviço sujeito à nota de serviço. O microempreendedor individual (MEI) já usa o sistema nacional desde setembro de 2023.

A resolução também inclui dois casos específicos. O primeiro é o da empresa cuja entrada no Simples ainda está em discussão na Receita ou na Justiça e pode ser aceita com efeito retroativo. Nessa condição, a nota é emitida na condição de “optante pendente”. O segundo é o da empresa que passou do sublimite de faturamento e foi impedida de recolher ICMS e ISS pelo regime.

A NFS-e nacional não pode ser usada em operações que pagam apenas ICMS, como a venda de mercadorias. Para elas, continua valendo a nota fiscal de produtos. Já a nota de serviço emitida pelo novo sistema tem validade em todo o país.

Onde emitir

O Emissor Nacional funciona de duas formas:

• Pela internet, no endereço nfse.gov.br/EmissorNacional;
• Por API, um canal que liga o sistema de gestão da empresa direto à plataforma do governo, sem precisar entrar no site. Diversas prefeituras usam, por exemplo, um sistema chamado GissOnline, que foi atualizado para emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) nacional.

Quem já usa um programa de gestão ou de faturamento deve confirmar com o fornecedor se ele já está ligado ao emissor nacional.

Três formas de acessar

O guia oficial do emissor, atualizado em 31 de outubro, aponta três caminhos para acessar o Emissor Nacional:

REPRODUÇÃO

1. Conta gov.br: aceita apenas contas nível prata ou ouro. A entrada é feita com o CPF, e depois é preciso trocar para o perfil da empresa.
2. Certificado digital: basta escolher o certificado e digitar a senha. O modelo A1, instalado no computador, não pede senha.
3. Usuário e senha: no “primeiro acesso”, informe o CNPJ, o CPF e a data de nascimento do responsável e o título de eleitor dele. Se ele declarou Imposto de Renda, o sistema pede os números dos recibos dos dois últimos anos. Depois, cadastre e-mail e senha e confirme com o código enviado por e-mail.

Primeiro passo: configurações

Antes de emitir a primeira nota, entre no menu “Configurações”. Nele, a empresa informa e-mail e telefone de contato e escolhe como mostrar o valor aproximado dos impostos. Quem é do Simples pode preencher a alíquota nominal da sua faixa no regime. A situação da empresa no Simples aparece sozinha, puxada do cadastro da Receita Federal.

Como emitir em quatro etapas

Clique no sinal de “+” e escolha “Emissão Completa”. A emissão simplificada é só para o MEI. O preenchimento segue quatro etapas:

1. Pessoas: dados do prestador e do cliente, data em que o serviço foi prestado, número e série;
2. Serviço: código do serviço prestado e local onde ele foi feito;
3. Valores: preço e impostos;
4. Emitir NFS-e: tela de revisão, com a opção de corrigir antes de enviar.

Para quem paga impostos pelo Simples, vários campos de impostos já vêm preenchidos e não podem ser alterados. Isso vale, por exemplo, para os tributos federais. Se o cliente for reter o ISS, porém, a alíquota desse imposto tem que ser informada.

Depois da emissão, o sistema mostra a chave de acesso e permite baixar o arquivo XML e o DANFSe, a versão para imprimir da nota.

Notas com erro podem ser substituídas ou canceladas no menu “NFS-e Emitidas”. Os prazos para isso são definidos por cada prefeitura. Também é possível salvar rascunhos e cadastrar serviços favoritos para agilizar as próximas emissões.

Contador pode emitir pela empresa

Uma nova função também entrou no ar em 1º de novembro. Ela permite que o usuário atue em nome de outras pessoas ou empresas sem sair do sistema. Ela atende ao dono que administra mais de um CNPJ e ao contador que emite notas pelos clientes.

A autorização pode vir de uma procuração eletrônica cadastrada na Receita Federal ou do vínculo que já aparece no cadastro do CNPJ. As APIs também aceitam esse tipo de representação.

O que muda em 2027

A partir de 1º de janeiro de 2027, as regras da CBS e do IBS, os novos tributos criados pela reforma tributária, passam a valer para o Simples Nacional.

A partir dessa data, as empresas do regime terão que preencher na nota os campos desses tributos e, quando for o caso, destacar os valores. Para as empresas fora do Simples, esse preenchimento já é exigido desde agosto de 2026.